1 kwietnia rewolucja stała się faktem. Milion przedsiębiorców wciąż bez dostępu

01.04.2026

To już nie są testy ani zapowiedzi. 1 kwietni , Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się codziennością dla większości lokalnych przedsiębiorców w Polsce. Choć system działa stabilnie i przyjął już 87,1 mln faktur, oficjalne dane przedsębiorców wciąż nie pobrało certyfikatów umozliwiających wystawienie e-faktur.

Podczas konferencji prasowej szef KAS, Marcin Łoboda, poinformował, że dotychczas z systemu skorzystało blisko 346 tys. przedsiębiorców, z czego zdecydowana większość zrobiła to dobrowolnie. Pomimo wydanych 2 mln certyfikatów, ogromna grupa podatników wciąż pozostaje poza systemem. Ministerstwo zapewnia, że system jest gotowy na przyjęcie nawet 120 mln dokumentów dziennie.

Koniec z fakturą w PDF i na papierze

Do tej pory z KSeF korzystali głównie najwięksi gracze oraz ochotnicy. Od 1 kwietnia dołączają do nich pozostali podatnicy VAT, od lokalnych firm produkcyjnych po punkty usługowe.

- KSeF obejmie docelowo wszystkie transakcje w relacjach B2B. To koniec ery papierowych faktur i plików PDF wysyłanych mailem. Dokument wprowadzony do systemu uznaje się za doręczony niemal natychmiast, co z jednej strony przyspiesza obieg dokumentów, ale z drugiej wymaga ogromnej precyzji wyjaśnia Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup.

Plan ratunkowy na ostatnią chwilę. Jeśli jeszcze nie jesteś gotowy, wykonaj te 5 kroków:
1. Uwierzytelnij się: sprawdź, czy twój profil zaufany lub podpis kwalifikowany działają, bez tego nie wejdziesz do systemu oraz pobierz certyfikat lub token.
2. Nadaj uprawnienia: wyznacz osoby w firmie, które będą miały prawo wystawiać i odbierać faktury.
3. Sprawdź program: upewnij się, że twoje oprogramowanie jest połączone z KSeF (w tym celu możesz skorzystać zarówno z państwowej aplikacji, jak również z programów dedykowanych jak np. fillup czy firmly, inne dostępne na rynku).
4. Ustal obieg z księgową: potwierdź, jak od 1 kwietnia będziesz akceptować faktury kosztowe, które pojawią się w systemie.
5. Przygotuj procedurę awaryjną: dowiedz się, jak wystawić fakturę w trybie offline, jeśli system ministerstwa lub twoje łącze internetowe zawiedzie.

Uwaga na błędy – system ich nie zapomina

Kluczową zmianą, która może zaskoczyć lokalnych przedsiębiorców, jest brak możliwości usunięcia błędnie wystawionej faktury.

- W nowym systemie nie ma miejsca na anulowanie dokumentu, a każda pomyłka wymaga wystawienia korekty, co w praktyce oznacza więcej pracy administracyjnej. Dlatego tak ważna jest weryfikacja danych jeszcze przed kliknięciem „wyślij” podkreśla Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup.

Księgowość w czasie rzeczywistym

Rewolucja dotyka też relacji z biurami rachunkowymi. Tradycyjne dostarczanie segregatorów z dokumentami odchodzi do lamusa. Dzięki KSeF, księgowi widzą faktury swoich klientów w czasie rzeczywistym. To usprawnia pracę, ale wymaga od przedsiębiorcy nadania odpowiednich uprawnień pracownikom i księgowym jeszcze przed wystawieniem pierwszej kwietniowej faktury.

Od 1 kwietnia KSeF przestaje być opcją, a staje się prawnym obowiązkiem. Choć Ministerstwo zapowiada, że rok 2026 będzie okresem nauki bez kar finansowych, brak przygotowania technicznego może oznaczać zatory w płatnościach i problemy z kontrahentami już w pierwszych dniach kwietnia.

źródło: www.etransport.pl