Branża szykuje się na wstrząs. Logistyka liczy koszty zmian

04.12.2025

Obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to nie tylko zmiana techniczna w wystawianiu dokumentów księgowych, ale także kompleksowe wyzwanie dla całej branży TSL (transport, spedycja i logistyka). Firmy, które dotychczas operowały na ugruntowanych zasadach, będą musiały przystosować się do nowych realiów: weryfikacji kontrahentów, reorganizacji obiegu dokumentów oraz modyfikacji procesów operacyjnych.

W sektorze transportowym, spedycyjnym i logistycznym, gdzie współpraca z zagranicą jest chlebem powszednim, wdrożenie KSeF jawi się jako nie lada wyzwanie. Ze względu na szerokie spektrum partnerów, w tym także zagranicznych, konieczne będą wszechstronne przygotowania.

Monika Piątkowska z fillup.pl i e-pity.pl zauważa, że każda branża odczuwa działanie KSeF na własny sposób, mimo jego jednolitych zasad.

– Firmy logistyczne funkcjonują w wyjątkowo złożonych ekosystemach, dlatego skala zmian będzie tu znacznie większa – podkreśla ekspertka.

Uciążliwość tej transformacji polega nie tylko na liczbie przetwarzanych dokumentów, ale także na ich różnorodności, co potęguje trudności w dopasowaniu się do nowych wymagań systemu.

Weryfikacja kontrahentów – nowa codzienność

Codzienna współpraca z zagranicznymi firmami stawia przed działami księgowymi nowe wyzwania. Podmioty zagraniczne, które nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, są wyłączone spod obowiązku korzystania z KSeF.

Doradczyni zwraca uwagę, że każdorazowa weryfikacja kontrahentów w kontekście KSeF stanie się nieodzownym elementem działalności operacyjnej.

– Błędna kwalifikacja może sparaliżować obieg dokumentów – ostrzega.

Weryfikacja każdej transakcji nie tylko podnosi koszty operacyjne, ale również wydłuża czas realizacji procesów, co może być dużym problemem dla dynamicznej branży TSL.

Brak załączników – dodatkowe wyzwanie

Dla branży TSL załączniki do faktury, takie jak potwierdzenia przewozu, listy przewozowe czy dokumenty magazynowe, są nieodzowne. Jednak KSeF ich nie obsługuje, co komplikuje proces wystawiania i zatwierdzania dokumentów.

Piątkowska podkreśla, że faktura wprowadzona do KSeF będzie musiała być oddzielona od towarzyszącej jej dokumentacji, co wydłuży proces weryfikacji.

To oznacza, że firmy będą musiały zintegrować nowe systemy kontroli dokumentacji, aby sprawnie połączyć ją z fakturami, co generuje dodatkowe koszty i wymaga wdrożenia nowych procedur.

Reorganizacja w TSL

Wdrożenie KSeF to dla branży logistycznej coś więcej niż tylko nowa technologia; to zmiana całego ekosystemu operacyjnego. Firmy będą zmuszone do reorganizacji istniejących obiegów dokumentów, wprowadzenia rygorystycznej kontroli kontrahentów oraz dostosowania swoich systemów informatycznych.Pomimo wyzwań, KSeF może przynieść większą automatyzację i klarowność procesów, choć wymagać będzie to zaangażowania wielu zespołów w codziennej pracy. Branża musi być gotowa na nowe wyzwania, które wymagają elastyczności i adaptacji do zmieniających się warunków.

źródło: www.strefabiznesu.pl