Czy ten kurs naprawdę się opłaca? Jak dane pomagają przewoźnikom obniżać koszty

20.07.2026

Przychód z kursu łatwo zobaczyć w zleceniu. Wynik zostaje jednak dopiero po rozliczeniu paliwa, myta, czasu pracy kierowcy, postoju, dojazdu na załadunek, pustego odcinka po rozładunku, terminu płatności i szansy na kolejny fracht. Dla doświadczonego przewoźnika to codzienna selekcja: brać, negocjować, szukać dalej albo odpuścić.

Według Eurostatu w 2024 r. drogowy transport towarów w Unii Europejskiej osiągnął 1 869 mld tonokilometrów, z czego 368 mld tonokilometrów przypadało na pojazdy zarejestrowane w Polsce, czyli blisko 20% wyniku UE. Polscy przewoźnicy utrzymali pozycję lidera w UE pod względem wykonanej pracy przewozowej. Przy takiej skali przewagi nie buduje samo „jeżdżenie więcej”, ale dokładniejsze liczenie cyklu pracy pojazdu.

Nie każdy płatny kilometr jest rentowny

Stawka za kilometr jest tylko punktem wejścia do kalkulacji. Dla właściciela floty ważniejsze jest to, czy kurs zamyka się w całym obiegu: dojazd na załadunek, czas obsługi, trasa główna, opłaty drogowe, rozładunek, pusty przebieg i kolejne zlecenie. Ten sam fracht może wyglądać dobrze w rozmowie z kontrahentem, a słabo po doliczeniu dwóch godzin oczekiwania, droższego wariantu trasy i braku sensownego ładunku z regionu rozładunku.

Dlatego podstawowa karta zlecenia powinna zawierać nie tylko relację, masę, stawkę i termin. Warto dopisywać do niej dane operacyjne: planowany i faktyczny czas przyjazdu, rozpoczęcie i zakończenie obsługi, odcinek pusty, wykorzystaną trasę, koszt myta, uwagi kierowcy, termin płatności oraz status dokumentów. Bez tego po miesiącu zostają wrażenia. Z danymi można sprawdzić, ile dokładnie kosztują.

Pusty przebieg trzeba liczyć w cyklu, nie tylko po kursie

Według Eurostatu w 2024 r. 21,6% dystansu pokonanego przez pojazdy ciężarowe w UE stanowiły przejazdy na pusto. W transporcie krajowym udział ten wyniósł 25,8%, a w międzynarodowym 12,6%. Te dane są dobrym punktem odniesienia, ale dla konkretnej firmy ważniejsza jest własna mapa pustych przebiegów: po których klientach, regionach, dniach tygodnia i typach ładunku pojazdy najczęściej jadą bez frachtu.

Najprostszy sposób to przypisać każdy pusty odcinek do poprzedniego lub następnego zlecenia. Dyspozytor powinien oznaczać w karcie zlecenia, czy puste kilometry były dojazdem na załadunek, powrotem po rozładunku czy przejazdem repozycyjnym do regionu z większą podażą ładunków. Kierowca potwierdza przebieg w telematyce lub aplikacji mobilnej, a osoba rozliczająca transport raz w tygodniu sprawdza, czy odcinek nie „zniknął” między zleceniami. Dopiero taki zapis pozwala uczciwie porównać relacje, a nie tylko pojedyncze stawki.

W ograniczaniu pustych przebiegów pomagają narzędzia, które dają dostęp do aktualnych ofert ładunków i wolnej przestrzeni ładunkowej. Przykładem jest Giełda Transportowa w TIMOCOM Road Freight Marketplace. Dane z giełdy warto zestawiać z własną historią: czy z danego regionu firma faktycznie znajduje ładunek w akceptowalnym czasie, czy tylko zakłada, że „coś się znajdzie”.

Postój pod rampą powinien wejść do kalkulacji klienta

Postój pod rampą rzadko wygląda groźnie w pojedynczym zleceniu. Problem zaczyna się wtedy, gdy ta sama lokalizacja regularnie zatrzymuje pojazd na dwie lub trzy godziny. Wtedy koszt nie ogranicza się do paliwa na placu. Obejmuje czas pracy kierowcy, ryzyko naruszenia planu dnia, przesunięcie kolejnego załadunku i utratę części potencjału przewozowego.

Dane o postoju powinny być zbierane możliwie blisko zdarzenia. Kierowca oznacza przyjazd, podstawienie pod rampę, rozpoczęcie obsługi, koniec załadunku lub rozładunku i wyjazd. Dyspozytor uzupełnia powód opóźnienia, jeśli zna go od klienta lub magazynu. Dane mogą trafiać do TMS, arkusza z kartą zleceń albo prostego formularza, ale kluczowa jest jedna zasada: każdy wpis musi być przypisany do kontrahenta, lokalizacji i numeru zlecenia. Bez tego nie da się później odróżnić incydentu od powtarzalnego kosztu.

Raz w miesiącu warto przejrzeć listę klientów i miejsc załadunku pod kątem średniego oraz skrajnego czasu obsługi. Jeżeli magazyn regularnie zatrzymuje pojazd, firma ma argument do rozmowy o stawce, zasadach rozliczania postoju, oknach czasowych albo zmianie harmonogramu. To konkretniejsza podstawa niż ogólne stwierdzenie, że „tam zawsze długo się czeka”.

Najtańsza trasa to nie zawsze najkrótsza linia na mapie

W przewozach międzynarodowych różnica między trasą krótszą a tańszą bywa znacząca. Na koszt wpływają opłaty drogowe, ograniczenia dla ciężarówek, spalanie, zakazy jazdy, korki, objazdy, parkingi i możliwość znalezienia kolejnego ładunku. Dla polskich przewoźników ma to szczególne znaczenie: w 2024 r. odpowiadali za 32,7% pracy przewozowej w międzynarodowym transporcie drogowym w UE, a transport międzynarodowy stanowił 64,2% ich całkowitej pracy przewozowej.

Dobrą praktyką jest porównywanie trzech wariantów przed przyjęciem zlecenia: trasy najkrótszej, trasy najtańszej pod względem myta i paliwa oraz trasy najlepszej operacyjnie, czyli takiej, która daje realną szansę na kolejny ładunek. Dane o odległości, czasie przejazdu, opłatach drogowych i kosztach trasy można analizować m.in. z wykorzystaniem usługi Trasa i Koszty w TIMOCOM Road Freight Marketplace.

Kto powinien zbierać dane i gdzie je zapisywać?

Najczęstszy błąd polega na tym, że firma chce „analizować dane”, ale nie ustala odpowiedzialności. Kierowca rejestruje zdarzenia z trasy: przyjazd, oczekiwanie, start i koniec obsługi, wyjazd, problemy z dokumentami. Dyspozytor uzupełnia dane decyzyjne: dlaczego przyjęto zlecenie, jaki wariant trasy wybrano i co zmieniło się w trakcie realizacji. Rozliczenia dopisują koszty potwierdzone fakturami, kartami paliwowymi, opłatami drogowymi i terminem płatności. Właściciel lub kierownik transportu cyklicznie przegląda wskaźniki i podejmuje decyzje handlowe.

Na początek wystarczy jedno miejsce pracy na danych: TMS, arkusz, karta klienta albo uporządkowany eksport z używanych narzędzi. Ważniejsze od technologii jest to, żeby firma nie miała trzech wersji tej samej prawdy. Minimalny zestaw pól to: numer zlecenia, klient, relacja, pojazd, kierowca, stawka, koszt trasy, puste kilometry, czas postoju, data otrzymania dokumentów, termin płatności i uwagi operacyjne.

Wskaźniki, które pomagają podjąć decyzję przed kolejnym kursem

Nie każda dana zasługuje na raport. Przydatne są te informacje, które zmieniają decyzję przed przyjęciem następnego zlecenia. Dla przewoźnika najczęściej będą to: marża kursu po doliczeniu pustego odcinka, koszt kilometra na powtarzalnej relacji, średni postój u konkretnego klienta, czas od rozładunku do znalezienia kolejnego ładunku, udział zleceń z opóźnionymi dokumentami, termin płatności oraz liczba sytuacji, w których dyspozytor musiał przebudować plan dnia przez opóźnienie u nadawcy lub odbiorcy.

Takie dane najlepiej analizować w rytmie operacyjnym. Dyspozytor potrzebuje szybkiego podglądu przed przyjęciem zlecenia. Kierownik transportu powinien widzieć tygodniowe odchylenia: które relacje pogorszyły wynik, gdzie wzrosły postoje, z których regionów trudniej wyjechać. Właściciel floty potrzebuje informacji, z którymi klientami negocjować stawki, które relacje rozwijać, a które przestały się spinać.

Dane pomagają lepiej wykorzystać kierowców i zestawy

IRU wskazuje, że niedobór kierowców pozostaje problemem strukturalnym. Według raportu IRU z 2024 r. w 36 badanych krajach, reprezentujących 70% globalnego PKB, nieobsadzonych było 3,6 mln stanowisk kierowców ciężarówek. W takich warunkach pytanie nie brzmi, czy pojazd „ma robotę”, ale czy zestaw i kierowca są przypisani do pracy, która buduje wynik.

Dlatego warto patrzeć na dane również przez pryzmat wykorzystania zasobu. Kurs o niskiej marży blokuje pojazd, kierowcę i okno czasowe, które można było wykorzystać inaczej. Jeżeli firma widzi, że konkretna relacja regularnie kończy się długim oczekiwaniem i słabym dostępem do ładunków, może szybciej zmienić politykę cenową albo ograniczyć takie zlecenia.

Jak zacząć bez rewolucji w firmie?

Najprostszy start to audyt ostatnich 30-50 zleceń z jednego typu relacji lub od kilku najważniejszych klientów. Trzeba sprawdzić: puste kilometry, czas postoju, opłaty drogowe, powrót dokumentów, termin płatności i czas od rozładunku do kolejnego frachtu. Taka próba zwykle szybciej pokazuje problem niż ogólny raport o całej flocie.

Drugi krok to ustalenie standardu zapisu dla nowych zleceń. Kierowca rejestruje zdarzenia, dyspozytor dopisuje decyzje operacyjne, rozliczenia potwierdzają koszty, a osoba zarządzająca flotą raz w tygodniu przegląda wyjątki: najdłuższe postoje, najwyższe koszty trasy, największe puste przebiegi i opóźnione dokumenty. Po kilku tygodniach firma widzi, gdzie pieniądze uciekają regularnie, a gdzie problem był tylko incydentem.

Największa oszczędność to mniej kursów branych w ciemno

Dane nie zastąpią doświadczenia przewoźnika, spedytora ani dyspozytora. Mogą jednak ograniczyć liczbę decyzji podejmowanych pod presją czasu. Największa wartość nie polega na tworzeniu raportów, lecz na tym, żeby przed przyjęciem kursu zobaczyć: rzeczywisty koszt trasy, ryzyko postoju, szansę na ładunek powrotny, wpływ terminu płatności i wynik po doliczeniu pustego odcinka.

Większość firm transportowych już ma potrzebne dane: w telematyce, zleceniach, fakturach, kartach paliwowych, potwierdzeniach dostawy, komunikatorach i arkuszach. Pytanie brzmi, czy ktoś zbiera je w jednym miejscu i wykorzystuje przed kolejną decyzją. Właśnie tam zaczyna się lepsza kontrola kosztów – w dokładniejszym liczeniu każdego kursu.

źródło: www.40ton.net