DeCA od 5 października. Nowy obowiązek przy kabotażu w Hiszpanii

06.10.2026

Zmiana nie obejmie każdego przejazdu polskiej ciężarówki po Hiszpanii. Kluczowe będzie to, czy firma wykonuje zwykły transport międzynarodowy, czy krajowy przewóx kabotażowy, bo tylko w tym drugim przypadku od 5 październikapojawi się obowiązek stosowania DeCA.

Od 5 października 2026 r. w Hiszpanii dokument kontroli administracyjnej stosowany w drogowym transporcie towarów musi mieć formę elektroniczną. Zmiana może dotyczyć również polskich przewoźników, ale nie każdego transportu wykonywanego na terytorium Hiszpanii. DeCA będzie wymagane przy przewozach krajowych, w tym przy operacjach kabotażowych wykonywanych przez zagraniczne firmy, natomiast zwykły transport międzynarodowy do, z lub przez Hiszpanię pozostaje poza tym obowiązkiem i jest dokumentowany zgodnie z właściwymi umowami międzynarodowymi. Hiszpańskie przepisy wprost wskazują, że kabotaż na terytorium kraju podlega obowiązkowi posiadania dokumentu kontroli administracyjnej, natomiast przewozy międzynarodowe przebiegające częściowo przez Hiszpanię korzystają z dokumentów przewidzianych w zawartych przez ten kraj konwencjach.

W praktyce oznacza to, że polski przewoźnik, który przywozi ładunek z Polski do Hiszpanii, nie musi wystawiać DeCA dla tego przewozu. Jeżeli jednak po rozładunku podejmie kolejne zlecenie z Madrytu do Barcelony albo pomiędzy innymi miejscowościami położonymi w Hiszpanii, będzie wykonywał kabotaż i taki przewóz zostanie objęty hiszpańskim obowiązkiem. Gdy następnie zabierze ładunek z Hiszpanii do Polski, Francji czy innego państwa, ponownie będzie wykonywał transport międzynarodowy, dla którego DeCA nie jest wymagane.

DeCA nie tworzy przy tym zupełnie nowego zestawu informacji, które przedsiębiorca musi przekazywać administracji. Jest elektroniczną formą dotychczasowego hiszpańskiego dokumentu kontroli administracyjnej, regulowanego rozporządzeniem FOM/2861/2012. Dokument musi zawierać m.in. dane nadawcy kontraktowego i faktycznego przewoźnika, miejsce pochodzenia i przeznaczenia przesyłki, rodzaj i masę towaru, datę wykonania transportu oraz dane pojazdu. Za prawidłowe udokumentowanie przewozu odpowiadają zarówno faktyczny przewoźnik, jak i nadawca kontraktowy.

Największa zmiana od 5 października dotyczy sposobu tworzenia i udostępniania dokumentu. DeCA musi powstać cyfrowo przed rozpoczęciem przewozu jako plik PDF o wielkości nieprzekraczającej 5 MB, a data i godzina utworzenia oraz późniejszych modyfikacji mają być zapisane w jego metadanych. Nie będzie więc można przygotować papierowego dokumentu, zeskanować go i uznać takiego pliku za prawidłowy DeCA. Każdy dokument musi zawierać kod QR prowadzący do indywidualnego adresu URL, z którego podczas kontroli można bezpośrednio pobrać właściwy plik PDF.

Dla kierowcy oznacza to, że podczas kontroli musi być w stanie udostępnić DeCA albo sam kod QR. Może zrobić to z telefonu, tabletu lub innego urządzenia elektronicznego, ale hiszpańskie przepisy dopuszczają również posiadanie papierowej kopii dokumentu, pod warunkiem że znajduje się na niej prawidłowy kod QR. Papier jest więc dopuszczalny jako sposób okazania dokumentu kierowcy, ale źródłowy DeCA nadal musi być dokumentem elektronicznym. Odręczne dopiski na wydrukowanej kopii nie mają znaczenia prawnego, ponieważ każda zmiana danych musi zostać wprowadzona do wersji elektronicznej.

Nie ma również obowiązku korzystania z jednego urzędowego wzoru DeCA. Przepisy pozwalają wykorzystać format innych dokumentów transportowych, m.in. listu przewozowego, dokumentacji ADR, dokumentów dotyczących przewozu odpadów czy produktów pochodzenia zwierzęcego, jeżeli zawierają wszystkie informacje wymagane dla dokumentu kontroli administracyjnej i spełniają techniczne wymagania dotyczące wersji elektronicznej. Sam DeCA co do zasady nie wymaga także podpisu elektronicznego, chyba że dokument jest jednocześnie wykorzystywany do celów kontraktowych i z tego powodu wymagane jest jego podpisanie.

Dokumenty muszą być przechowywane przez co najmniej rok, a system powinien umożliwiać inspekcji drogowej bezpośrednie pobranie PDF poprzez adres zapisany w kodzie QR. Link nie może prowadzić do strony wymagającej logowania, wpisywania hasła czy dodatkowego klikania przycisku pobierania. Po siedmiu dniach od zakończenia przewozu możliwość pobierania dokumentu przez ten konkretny adres może zostać wyłączona, ale obowiązek przechowywania samego pliku nadal pozostaje.

Dla polskich firm wykonujących kabotaż w Hiszpanii najważniejsze jest więc przygotowanie procesu przekazywania dokumentu kierowcy jeszcze przed rozpoczęciem krajowego przewozu. Sam fakt posiadania CMR dotyczącego wcześniejszego transportu międzynarodowego nie zastępuje dokumentacji dotyczącej późniejszej operacji kabotażowej. Od 5 października dokument administracyjny dla takiego krajowego przewozu musi spełniać wymagania DeCA, niezależnie od tego, czy zostanie przygotowany jako osobny dokument, czy w ramach innego elektronicznego dokumentu transportowego zawierającego wszystkie wymagane dane.

źródło: www.etransport.pl