Które trasy naprawdę zarabiają? Jak policzyć marżę po pustych kilometrach i postoju

14.09.2026

Trasa może wyglądać dobrze w zestawieniu przychodów, a mimo to odbierać firmie gotówkę, gdy kalkulacja pomija pusty powrót, postój i koszt czasu pojazdu. Nowe dane Eurostatu pokazują, że w 2025 roku 21,8 proc. kilometrów ciężarowych w Unii Europejskiej wykonywano bez ładunku, przy czym w transporcie krajowym udział ten sięgał 26 proc. Jednocześnie benchmark IRU, Upply i Transport Intelligence wskazuje, że w drugim kwartale 2026 roku stawki spot i kontraktowe rosły głównie pod presją kosztów, a nie gwałtownego wzrostu popytu. W takich warunkach przewoźnik powinien wyceniać nie załadowany odcinek, lecz pełny cykl pracy samochodu od wyjazdu z bazy do momentu, gdy znów może zarabiać.

Przychód za kilometr

Najczęstszy błąd w kalkulacji: fracht podzielony przez kilometry z ładunkiem. Jeżeli zlecenie daje 2200 euro za 1800 kilometrów, arkusz pokazuje 1,22 euro za kilometr. Taka liczba nie mówi jednak, ile przejedzie zestaw przed załadunkiem, gdzie zakończy rozładunek ani kiedy dostanie kolejny ładunek. Gdy dochodzi 180 kilometrów podjazdu i 270 kilometrów pustego powrotu, realny cykl ma 2250 kilometrów. Ten sam przychód spada wtedy do 0,98 euro za każdy kilometr pracy pojazdu.

Trzeba jeszcze uwzględnić czas. Samochód może przejechać relację szybko, ale stracić dobę na awizacji za którą klient nam nie zapłaci lub zakazie ruchu. Koszt finansowania, ubezpieczenia, amortyzacji, wynagrodzenia i administracji nie zatrzymuje się podczas postoju. Dlatego sensowny model ma dwa mianowniki: pełne kilometry cyklu oraz pełne dni zajęcia zasobu. Trasa powinna spełniać minimalny wynik na kilometr i minimalny wynik na dzień.

Co powinno wejść do kosztu pełnego cyklu

Koszty zmienne zaczynają się od paliwa, AdBlue, opłat drogowych, promów i tuneli. Zużycie paliwa należy liczyć dla konkretnej relacji, masy i profilu wysokościowego, nie według jednej średniej floty. Do tego dochodzą koszty zależne od przebiegu: opony, serwis, mycie, przewidywane naprawy oraz utrata wartości. Osobno trzeba doliczyć koszt kierowcy za wszystkie dni cyklu, także odpoczynek i oczekiwanie, jeśli samochód pozostaje związany ze zleceniem.

Koszty stałe najlepiej przeliczyć na dzień dostępności pojazdu. Wiele czynników tworzy koszt, który istnieje nawet przy zerowym przebiegu. Jeżeli roczny koszt stały zestawu wynosi 54 tys. euro, a firma zakłada 270 dni pracy, sam koszt czasu wynosi 200 euro dziennie. Dwudniowy postój bez dopłaty odbiera 400 euro, zanim pojawią się paliwo i wynagrodzenie.

Do kosztu należy też wprowadzić rezerwę ryzyka. Tutaj kluczowe są zdarzenia typowe dla relacji: częste postoje na granicy, kosztowne anulacje promu, niedobór slotów magazynowych, wymagane mycie naczepy lub duże wahania opłat. Trasa stabilna może mieć małą rezerwę. Trasa z regularnymi wyjątkami powinna mieć wyższy próg ceny albo oddzielnie płatne zdarzenia.

Puste kilometry

Eurostat podał, że w 2025 roku puste przejazdy stanowiły 21,8 proc. kilometrów ciężarowych w UE. W transporcie międzynarodowym udział był niższy, 12,9 proc., a w krajowym wyższy, 26 proc. To średnie, które nie opisują konkretnej firmy, ale pokazują skalę problemu. Pusty kilometr nie jest zdarzeniem bez właściciela. Wynika z lokalizacji załadunku, wymagań naczepy, godziny rozładunku, struktury sieci klientów albo decyzji dyspozytora.

W kalkulacji trzeba przypisać podjazd i przewidywany odcinek po rozładunku do cyklu zlecenia. Jeżeli powrót jest niepewny, nie wolno wyceniać go jako gwarantowanego ładunku. Można użyć oczekiwanej wartości: jeżeli na danym rynku firma znajduje powrót w 70 proc. przypadków, a średni pusty odcinek w pozostałych 30 proc. wynosi 400 kilometrów, oczekiwane ryzyko wynosi 120 pustych kilometrów na cykl. Taki parametr powinien wynikać z danych TMS z ostatnich miesięcy.

Prosty test opłacalności przed przyjęciem zlecenia

Pierwszy krok to policzenie przychodu netto bez podatków, ale z pewnymi dopłatami. Drugi to pełne kilometry: podjazd, odcinek z ładunkiem, przewidywany powrót i przejazdy techniczne. Trzeci to pełne dni od zwolnienia poprzedniego zlecenia do dostępności po tym cyklu. Czwarty to koszty zmienne i dzienne koszty stałe. Dopiero różnica między przychodem a tymi pozycjami jest marżą operacyjną trasy.

Załóżmy 2200 euro przychodu, 2250 kilometrów pełnego cyklu i cztery dni zajęcia pojazdu. Przy koszcie zmiennym 0,62 euro za kilometr powstaje 1395 euro. Jeżeli koszt stały wraz z kierowcą wynosi 250 euro dziennie, dochodzi 1000 euro. Wynik to strata 195 euro jeszcze przed rezerwą ryzyka. Podniesienie stawki do 2600 euro zmienia wynik na 205 euro, czyli 7,9 proc. marży operacyjnej. To pokazuje, dlaczego atrakcyjna stawka za kilometr ładownego odcinka może być za niska.

Firma powinna ustalić trzy progi: minimalną marżę kwotową, minimalny procent oraz minimalny wkład na dzień. Zlecenie może spełnić jeden i zawieść dwa pozostałe. Krótka trasa z wysoką marżą procentową bywa mało wartościowa, jeśli blokuje cały dzień. Długi kurs z dobrym wkładem kwotowym może być niebezpieczny, jeśli procent marży nie pokrywa typowego odchylenia kosztów.

Jak zamienić analizę w decyzje handlowe

Raz w tygodniu warto zestawić relacje w czterech grupach. Pierwsza to trasy rentowne i stabilne, które można rozwijać. Druga to rentowne, ale zmienne, gdzie potrzebna jest rezerwa lub indeksacja. Trzecia to trasy dające obrót bez wystarczającej marży, które wymagają renegocjacji. Czwarta to relacje strukturalnie stratne, utrzymywane tylko wtedy, gdy umożliwiają lepszy ładunek powrotny lub mają inną policzoną wartość sieciową.

Benchmark IRU, Upply i Ti za drugi kwartał 2026 roku pokazuje wzrost indeksu stawek kontraktowych do 148 punktów i spotowych do 146,8 punktu. Autorzy wiążą ruch przede wszystkim z przenoszeniem wyższych kosztów, podczas gdy popyt stabilizował się słabiej. To ważny sygnał negocjacyjny: rosnąca stawka rynkowa nie oznacza automatycznie rosnącej marży przewoźnika. Firma musi pokazać klientowi własne czynniki kosztowe i mechanizm indeksacji.

Decyzje dla firmy

Najpierw wybierz dziesięć najczęstszych relacji i pobierz z TMS pełne kilometry, dni cyklu, postoje oraz koszty dodatkowe z ostatnich trzech miesięcy. Następnie policz wynik każdej relacji w przeliczeniu na kilometr, dzień i zlecenie. Oddziel przewozy kontraktowe od spotowych, bo mają inną zmienność i koszt sprzedaży. Wprowadź pole obowiązkowe dla przewidywanych pustych kilometrów przed zatwierdzeniem ceny.

Na końcu ustal regułę eskalacji. Jeżeli marża spada poniżej progu, podjęcie zlecenia jest tylko za zgodą osoby odpowiedzialnej za wynik. Jeżeli postój przekracza uzgodniony czas, automatycznie powstaje roszczenie o dopłatę, tylko nie zawsze jest to uznawane. Jeżeli relacja przez trzy kolejne tygodnie nie osiąga celu, firma renegocjuje warunki albo ogranicza wolumen. Rentowność tras nie poprawia się od samego raportowania. Poprawia się wtedy, gdy liczby zmieniają cenę, harmonogram i decyzję o przyjęciu ładunku.

źródło: Lorry.pl