Od tachografu po umowę i wynagrodzenie kierowcy: co PIP sprawdzi w firmie transportowej?

24.08.2026

Zostaną zaostrzone konsekwencje dla pracodawców naruszających przepisy prawa pracy, PIP będzie miał możliwość szybkiej wymiany informacji z ZUS oraz KAS. A to oznacza rozszerzony zakres kontroli dla właścicieli firm transportowych.

PIP może zakwestionować B2B kierowcy. Przewoźnik zapłaci zaległe składki i kary

Nowy zakres kontroli PIP daje możliwość także kontroli zdalnych. A także pozwala zwiększać do maksymalnej wysokości grzywny nakładane w postępowaniu mandatowym. Najważniejsze jest jednak to, że inspektorzy PIP zyskali uprawnienie do wydawania decyzji nakazującej przekształcenie umowy cywilnoprawnej, np. zlecenia lub umowy B2B w klasyczny etat, o ile warunki faktycznie spełniają przesłanki stosunku pracy. Jaki to będzie miało wpływ na polskich przewoźników wyjaśnia kolejny raz na naszych łamach Wojciech Romaniuk – biegły sądowy specjalizujący się w rozliczaniu czasu pracy kierowców.

PIP i ITD mają równoległe kompetencje w zakresie kontroli czasu pracy kierowców. Jak w praktyce wygląda podział obowiązków między tymi inspekcjami i czy przewoźnik może być kontrolowany przez obie instytucje jednocześnie?

W przypadku tych służb jest faktyczne wspólne pole działania, które mówi o przekroczeniach czasu jazdy i odpoczynków, ale to raczej wszystko co łączy te organy kontrolujące. ITD zajmuje się pozostałą częścią spraw związanych z prowadzeniem firmy transportowej np. licencjami. Natomiast PIP dzięki nowym przepisom zmierza w stronę umów o pracę i zarobków kierowcy, a to już ma konkretny wpływ na ewidencję czasu pracy, a tym samym na płace indywidualne kierowców.

Jakie dokumenty dotyczące czasu pracy kierowców inspektor PIP ma prawo żądać – czy tylko ewidencję papierową, czy także dane z tachografów cyfrowych i systemów GPS?

Inspektor pracy ma nieograniczoną możliwość w kwestii pozyskania dokumentów od właściciela firmy transportowej. Inna sprawa jest taka, jakie dokumenty musi przechowywać pracodawca. Jeżeli PIP poprosi np. o zapisy z GPS, a pracodawca je udostępni, to automatycznie staną się one materiałem do kontroli. Jednak dane z GPS nie są danymi, które pracodawca musi posiadać i archiwizować. Natomiast ewidencje, pliki DDD z karty kierowcy i z tachografów pracodawca musi przechowywać.

Czy PIP ma prawo do zdalnej kontroli czasu pracy kierowców, a jeśli tak – w jaki sposób taka zdalna kontrola miałaby wyglądać w praktyce w firmie transportowej?

Nie słyszałem jeszcze o takiej formie kontroli w praktyce, wiem, że nie są one jeszcze popularne, ale nie są niemożliwe. Inspekcja może przeprowadzać czynności kontrolne w formie zdalnej. Obejmuje to m.in. transmisje online wideo dokumentów czy zdalne przesłuchania stron i świadków. W dzisiejszej dobie informatyzacji wszystkie dokumenty możemy przesłać także drogą elektroniczną np. poprzez pocztę mailową. Pytanie raczej nasuwa się takie, jak sam inspektor chce podejść do kontroli. Pamiętajmy, że PIP jako jedna z niewielu służb nie musi zapowiadać wcześniej swojej wizyty u przedsiębiorcy. Z drugiej strony, z takiego przywileju praktycznie nie korzysta. Inspektor może pojawić się w firmie o każdej porze, jeśli w grę wchodzi podejrzenie o popełnieniu przestępstwa.

Nowe przepisy przewidują rozszerzenie wymiany danych między PIP a ZUS. W jaki sposób ta wymiana danych wpłynie na skuteczność kontroli w branży transportowej?

Ciężko dzisiaj powiedzieć, jak ma to wpłynąć na zakres i formułę kontroli, jeśli do tej pory to nie istniało. Myślę, że współpraca pomiędzy służbami była możliwa zawsze, jednak praktyka była do tej pory inna. PIP sprawniej ma współpracować z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Krajową Administracją Skarbową oraz Strażą Graniczną. I trzeba tu powiedzieć wprost, że taka współpraca byłaby bardzo dobra dla likwidacji szarej strefy. Mam nadzieję, że ZUS będzie przekazywał PIP informacje o liczbie umów B2B zarejestrowanych w danej firmie transportowej, co mogłoby stanowić podstawę do wszczęcia kontroli przez drugi organ.

Czy inspektor PIP ma prawo żądać dokumentacji dotyczącej diet i ryczałtów za podróże służbowe kierowców, w tym tych w transporcie międzynarodowym?

Kierowca od lutego 2022 roku nie jest już pracownikiem w podróży służbowej, więc takich zwrotów teraz nie ma. Pozostaje nam tylko transport krajowy i tutaj oczywiście ma to zastosowanie, ponieważ kierowca powinien otrzymywać taki zwrot, chyba że dokumenty w firmie mówią inaczej.

Które dokumenty w firmie transportowej powinny być przygotowane i dostępne na żądanie inspektora PIP w ciągu kilkunastu minut od wejścia kontroli?

Wszystkie, jakich zażąda inspektor, a te są narzucone przez odpowiednie przepisy. Ale praktyka bywa inna. W 99% przypadkach kontrola jest zapowiadana na dany dzień i wtedy przedsiębiorca dostaje spis dokumentów potrzebnych do kontroli.

W całej dyskusji wokół nowych uprawnień i reformy Państwowej Inspekcji Pracy pojawia się jednak jeszcze jedno, fundamentalne pytanie o granice wolności gospodarczej i zasadę swobody umów. Ochrona praw pracowniczych i bezwzględna walka z patologicznymi, wymuszonymi formami zatrudnienia nie powinny budzić wątpliwości. Co jednak w sytuacji, gdy dwa niezależne, świadome podmioty, z pełną odpowiedzialnością decydują się na relację cywilnoprawną lub kontrakt B2B, bo taka forma najbardziej im odpowiada? Czy jakakolwiek państwowa instytucja powinna mieć prawo do odgórnego kwestionowania autonomii ich woli?

W kuluarach coraz głośniej mówi się o potrzebie radykalnego zwiększenia zatrudnienia w strukturach PIP, aby podołać nowym obowiązkom. Czy zamiast sprawnego systemu wsparcia nie grozi nam paraliż urzędniczy lub, co gorsza, nadgorliwość wynikająca z presji statystyk? Te pytania na razie pozostają otwarte, ale jednego możemy być pewni, polskie firmy transportowe będą musiały dostosować się do nowych przepisów i zmierzyć się z kontrolami Państwowej Inspekcji Pracy wzmocnionej nowymi kompetencjami.

źródło: www.etransport.pl