Tachografy w busach od 1 lipca. Od czego zacząć przygotowania?

15.05.2026

Od 1 lipca 2026 r. pojazdy do 3,5 tony typu BUS wykonujące przewozy na terenie UE będą musiały być wyposażone w tachograf cyfrowy.Ta realna i bardzo istotna zmiana w branży małych pojazdów ciężarowych oznacza, że na organizację czasu pracy kierowcy busa należy spojrzeć inaczej i odpowiednio przygotowac się do nadchodzących zmian.

Proces dostosowywania pojazdów do nowych wymogów, a firmy do nowej rzeczywistości prawno-administracyjnej dobrze jest podzielić na poszczególne kroki, pozwoli to uniknąć chaosu w podejmowanych działaniach. Jak więc powinien wyglądać proces dostosowywania się do nowych przepisów? Poniżej udzielamy szczegółowych wyjaśnień:

1) Montaż tachografów w pojazdach - dobrze jest zadbać o to już teraz ponieważ później im bliżej wejścia w życie nowych przepisów w serwisach należy spodziewać się kolejek (nie polecamy wyjazdu w trasę po 1 lipca bez tachografu, kary za jego brak są ogromne!)

2) Wyrobienie kart kierowców i karty przedsiębiorstwa do tachografu - zwyczajowy czas wydawania kart przez PWPW S.A to około 2 tygodnie, przed 1 lipca czas ten może się wydłużyć z powodu prawdopodobnej lawiny nowych wniosków, a należy także pamiętać że karty będące obecnie w obrocie podlegają stałej wymianie dla tysięcy kierowców!

3) Przeszkolenie kierowców BUS z podstawowej obsługi tachografu cyfrowego oraz znajomości przepisów o czasie pracy kierowców – dla wielu kierowców pojazdów do 3,5 tony tachograf to wciąż nowe doświadczenie, jego obsługa wymaga przyzwyczajenia i nabrania wprawy. Kierowca bez przeszkolenia jest w stanie „przywieźć” z trasy wiele błędów i naruszeń skutkującymi dotkliwymi karami finansowymi i administracyjnymi.

4) Zapewnienie odpowiedniej ilości rolek papieru do tachografu – rolki ze specjalnym rodzajem papieru do tachografu są potrzebne kierowcy w codziennej pracy do sporządzania wydruków w razie konieczności opisania odstępstw od przepisów, awarii karty lub tachograf oraz do celów kontrolnych przez służby w UE.

5) Zakup urządzenia do sczytywania danych z kart kierowców i z tachografu – karty kierowców oraz tachograf muszą być regularnie sczytywane (odpowiednio co 28 i 90 dni), do tego celu potrzebny jest specjalny czytnik lub wyposażenie floty pojazdów w urządzenie telematyczne działające po sygnale GPS. Najlepszym rozwiązaniem jest posiadanie obu tych urządzeń ponieważ wykluczy to ewentualne braki w odczytach wynikające ze specyfiki pracy kierowców oraz dynamiki zmian występujących w procesach transportowych.

6) Weryfikacja dokumentacji kierowców pod kątem zgodności z nowym rozliczaniem wynagrodzeń kierowców - od 1 lipca 2026 r. rozliczenia czasu pracy będą pod szczególnym nadzorem, wynika to z faktu, iż każda minuta aktywności kierowcy zostanie zarejestrowana i będzie wymagała dokładnego rozliczenia. W związku z tym dotychczasowa dokumentacja pracownicza powinna zostać dostosowane do nowych obowiązków.

7) Przygotowanie firmy do zmian administracyjnych i do rozliczania czasu pracy oraz prowadzenia dla nich prawidłowej obsługi kadrowo płacowej - rozliczanie czasu pracy i wynagrodzeń kierowców zdecydowanie różni się od rozliczania innych branż, wynagrodzenia kierowców są wieloskładnikowe i podlegające stosownym wymogom prawno-podatkowym, a ponadto są przedmiotem zainteresowania takich organów jak PIP, ZUS, ITD, oraz służb kontrolnych w całej Unii Europejskiej. Niewdrożenie zmian na czas lub pozostawienie tego wrażliwego zagadnienia przypadkowym osobom może bardzo boleśnie odbić się w przyszłości skutkując karami oraz roszczeniami pracowniczymi.

Podsumowanie

Czas pracy kierowców BUS rejestrowany w oparciu o tachograf to niewątpliwie zmiana rewolucyjna wymagająca od przewoźników starannego, wcześniejszego przygotowania oraz późniejszego skrupulatnego nadzoru nad nowymi procesami w firmie. Choć całość zagadnienia wydaje się przytłaczająca przy dobrym przygotowaniu, odpowiednim zaplanowaniu działań i późniejszym nadzorze stanie się jednym z wielu procesów sprawnie funkcjonujących w firmie transportowej. Warto wziąć pod uwagę, że ten kto pierwszy zadba o dostosowanie swojej firmy do nowych regulacji będzie miał szanse skuteczniej ponownie zaistnieć na rynku przewozów drogowych małymi pojazdami.

źródło: www.etransport.pl