Wakacje w branży TSL. Z jakimi wyzwaniami mierzą się przedsiębiorcy?

03.07.2025

W okresie wakacyjnym firmy logistyczne mierzą się z ograniczoną dostępnością kadry, rosnącymi wyzwaniami rekrutacyjnymi oraz koniecznością zapewnienia ciągłości operacyjnej. Niedobór pracowników, zmiany legislacyjne i sezonowe absencje wymagają od przedsiębiorstw większej elastyczności oraz sprawnego planowania zasobów.

Rozpoczął się intensywny czas dla branży TSL

Okres wakacyjny to dla branży logistycznej czas wyjątkowo wymagający. Nawet jeśli wolumen operacyjny nie wzrasta znacząco, dostępność kadry i zasobów ulega zauważalnemu ograniczeniu. Urlopy pracowników – kierowców, magazynierów, operatorów wózków czy planistów – zbiegają się z koniecznością zapewnienia ciągłości operacyjnej centrów dystrybucyjnych i sieci transportowej. To moment, w którym zarządzanie zespołami i flotą staje się szczególnie złożonym wyzwaniem dla działów operacyjnych i HR, zwłaszcza w kontekście pojawiających się trudności rekrutacyjnych.

Z badania How Bad Is the Supply Chain and Logistics Workforce Challenge? (2024) wynika, że aż 76% firm z branży TSL deklaruje problemy z niedoborem pracowników, a blisko połowa z nich wskazuje, że ma to bezpośredni wpływ na terminowość i jakość realizowanych usług. W raporcie Niedobór talentów 2025 aż 59% polskich firm wskazało logistykę i inżynierię jako obszary z największym deficytem wykwalifikowanej kadry. Jednocześnie rozwój e-commerce oraz rozbudowa sieci magazynów tylko potęgują zapotrzebowanie na pracowników.

Nie bez znaczenia są także zmiany legislacyjne. Z dniem 1 czerwca 2025 roku weszły w życie nowe przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców. Eksperci ostrzegają, że zmiany w procedurach legalizacji pracy mogą spowolnić proces rekrutacji i zwiększyć ryzyko niedoborów kadrowych w firmach, które w dużej mierze polegają na pracownikach z zagranicy.

Na obecną sytuację nakłada się jeszcze jeden poważny problem – odpływ pracowników z Ukrainy, stanowiących istotną część zatrudnionych w polskim TSL. Jak wynika z badania Gremi Personal (2025), tylko 13,2% Ukraińców planuje zostać w Polsce na stałe. Co istotne 10,4% respondentów traktuje swój pobyt w Polsce jako tymczasowy. Dla porównania, rok wcześniej gotowość do pozostania deklarowało prawie 20% badanych – co oznacza spadek o 7 punktów procentowych. Zjawisko to może mieć poważne konsekwencje: Ukraińcy stanowią niemal 800 tys. z ok. 1,2 mln cudzoziemców zatrudnionych w Polsce, a w niektórych branżach – w tym TSL – zagraniczni pracownicy odpowiadają nawet za 60% siły roboczej.

– Aktualna sytuacja na rynku pracy, w tym zmiany przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców oraz malejąca liczba pracowników z Ukrainy, znacząco wpływa na możliwości rekrutacyjne firm. To czynniki, które w połączeniu z okresem urlopowym sprawiają, że planowanie zasobów ludzkich staje się wyjątkowo wymagające. Potrzebujemy jeszcze większej elastyczności i precyzji w zarządzaniu dostępnością pracowników w poszczególnych lokalizacjach – mówi Dorota Wójcik, HR Manager w Geis PL.

W takich warunkach kluczowe staje się precyzyjne planowanie i elastyczne podejście do organizacji pracy. Coraz częściej stosowanym rozwiązaniem jest tzw. cross-training – szkolenie pracowników w taki sposób, aby mogli w razie potrzeby elastycznie przejmować obowiązki w różnych obszarach operacyjnych. Działy HR sięgają też po narzędzia do dynamicznego planowania grafików, automatyzację i digitalizację procesów.

– Podejście do sezonowego zarządzania personelem opieramy na planowaniu kompetencyjnym oraz bieżącej analizie obciążenia poszczególnych lokalizacji. To pozwala dostosowywać organizację pracy do lokalnych warunków i dynamicznie reagować na zmieniającą się dostępność pracowników. Z doświadczenia wiemy, że najgorsze dla procesów operacyjnych są nieplanowane absencje. Dlatego też efektywne przepracowanie okresu wakacyjnego wymaga wcześniejszego ustalenia dokładnego harmonogramu urlopów. Stawiamy na wszechstronności i wielozadaniowość. Chcemy, żeby nasi pracownicy byli doświadczeni i w razie potrzeby mogli wymieniać się zadaniami. Planowanie grafików, nadzór nad operacjami i zapewnienie ciągłości obsługi to procesy wymagające sprawnej komunikacji i ścisłej współpracy zespołów operacyjnych i HR – komentuje Paweł Golec, Wiceprezes Zarządu Geis PL.

Przy realizacji usług międzymagazynowych lub kontraktowych niezbędna jest synchronizacja dostępności pojazdów, kierowców i infrastruktury. Optymalne planowanie tras oraz wykorzystanie systemów wspomagających dystrybucję może znacząco ograniczyć skutki sezonowych braków kadrowych. W praktyce część firm wspiera się również outsourcingiem i zatrudnianiem pracowników sezonowych.

– Elastyczność i skalowalność – to cechy, które liczą się latem szczególnie mocno. Dobrze przeszkolony zespół, wsparty odpowiednią technologią i doświadczeniem operacyjnym, pozwala zapewnić wysoką jakość usług naszym klientom nawet przy ograniczonym składzie osobowym. Kluczem jest też zaufanie i odpowiedzialność – ważne jest, aby pracownicy mieli przestrzeń do podejmowania decyzji i działania w oparciu o jasno określone standardy – podkreśla Dorota Wójcik.

Wyzwania operacyjne różnią się w zależności od lokalizacji. W centralnych hubach logistycznych kluczowe są skoordynowane działania wielu działów, w lokalnych magazynach – szybkie reagowanie na bieżące zmiany. Dlatego analiza danych historycznych, prognozowanie obciążeń i wykorzystanie narzędzi planistycznych stają się podstawą skutecznego zarządzania.

Pomimo ograniczonej dostępności kadry, firmy logistyczne muszą utrzymać jakość obsługi i terminowość dostaw. Wymaga to nie tylko sprawnego monitorowania KPI, ale także gotowości do wprowadzania bieżących korekt w zależności od zmieniających się warunków.

Letnie miesiące stają się więc sprawdzianem nie tylko dla struktur operacyjnych, ale także dla dojrzałości organizacyjnej firm w obszarze HR. Transparentność procesów, gotowość kadry do pracy w zmiennych warunkach oraz wsparcie technologiczne mogą zadecydować o tym, które organizacje poradzą sobie z sezonowymi ograniczeniami – a które nie.

źródło: www.truckfocus.pl